Når en gruppe skal af sted, er det en fordel at planlægge. Vælg dato i god tid, og spørg, hvem der kan. Mange gange er det den svære del. Send en kalenderinvitation, og skriv tydeligt, hvad der skal ske, hvornår og hvor. Så ved alle, hvad de skal tage med, og ingen bliver overrasket på dagen.
Aftal også, hvordan I deler udgifterne. Prisen på kajakpolo gælder for hele gruppen, og det er nemt at dele den. Hvis nogen ikke kan deltage, så spørg, om de vil med til middagen bagefter. Så føler ingen sig udenfor, og I får den fælles oplevelse, I går efter.
Giv alle en rolle, hvis det er en arbejdsdag. Den ene sørger for transport, den anden for mad, og den tredje for billeder. Det gør dagen mere fælles, og det giver ansvar til dem, der ellers ville stå på sidelinjen. Tag billeder, og del dem bagefter. Det er det, folk taler om i ugen efter.